De werkkostenregeling is voor alle werkgevers verplicht. Wat betekent dat voor u?
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Bij de werkkostenregeling gaat het dus uitdrukkelijk om loon.
Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura. Het maakt niet uit of de werknemer recht heeft op het loon. Een vrijwillig gegeven gratificatie is net zo goed loon als het winstaandeel waarop de werknemer recht heeft volgens zijn arbeidsvoorwaarden. Het maakt niet uit of de werknemer voor het loon heeft gewerkt. Loon over verzuimde uren is ook loon.
Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Deze terugbetaling is geen loon.
Vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,7% (1,92% per 1 januari 2023) over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Met ingang van 1 januari 2023 wordt deze regeling tijdelijk verruimd tot 3% over de eerste € 400.000 van uw fiscale loon. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen dan wel in uw administratie opnemen als eindheffingsloon. Vergoedingen en verstrekkingen die u niet wilt aanwijzen als eindheffingsloon, merkt u aan als loon van de werknemer en belast u normaal.
Houdt in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.
U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Overzicht gerichte vrijstellingen:
- vervoer en reiskosten, waaronder voor woon-werkverkeer;
- abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
- kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer (per 01-01-2023 € 0,21 en per 01-01-2024 € 0,23);
- losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer;
- kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden;
- thuiswerkvergoeding per 01-01-2022 ad € 2,00 per dag (mag niet samengaan met de onbelaste reiskostenvergoeding);
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke, voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
- studie- en opleidingskosten;
- kosten van outplacement;
- maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke;
- verhuiskosten, als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking;
- gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hieronder kunnen ook de kosten abonnement mobiele telefoon vallen, maar niet die van de vaste telefoon;
- korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500 per werknemer per kalenderjaar.
Overzicht nihilwaarderingen:
Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering:
- voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
- de ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis;
- consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
- ter beschikking gestelde kleding die voldoet aan één van de volgende voorwaarden:
- De kleding is (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen
- Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk.
- De kleding blijft aantoonbaar achter op het werk.
- De kleding is een uniform.
- U stelt de kleding ter beschikking omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen.
- De kleding wordt vooral tijdens werktijd gedragen;
- De werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen.
- het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt;
- het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar is in de inkomstenbelasting;
- de ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt;
Concernregeling
U mag de eindheffing van de werkkostenregeling op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u dan de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. U moet dan wel voldoen aan de voorwaarden voor de concernregeling.
Wanneer is er sprake van een concern? U kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling.
Er is sprake van een concern als u een belang van ten minste 95 procent in een andere werkgever hebt.
Administratie
U hoeft veel vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer in uw loonadministratie vast te leggen. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen ook niet te vermelden op de loonstrook. Houdt u er wel rekening mee, dat voor de tot eindheffingsloon gerekende vergoedingen en verstrekkingen, deze inclusief btw genomen moeten worden.
Cafetariaregeling
Binnen de werkkostenregeling kunt u onder voorwaarden nog steeds gebruikmaken van een cafetariaregeling. Daarmee kan de werknemer belast loon ruilen voor onbelast loon, zoals een beloning in natura in de vrije ruimte of een gericht vrijgestelde verstrekking, vergoeding of terbeschikkingstelling. Houd u er wel rekening mee, dat hierdoor de totale fiscale loonsom wijzigt en dus ook het bedrag van de vrije ruimte.
De gebruikelijkheidstoets
De werkkostenregeling biedt veel vrijheden en kent maar één belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. De Belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per kalenderjaar in ieder geval gebruikelijk is. Als de Belastingdienst vindt dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, moeten zij dat aantonen.